Politique de confidentialité

1. Qui est responsable du traitement ?

IMPAKT Recycling Solutions B.V., exerçant sous le nom IMPAKT Wearparts, est responsable des données personnelles traitées via ce site et le processus professionnel de devis et de commande. IMPAKT est établie Vlasakker 46, 7761 RD Schoonebeek, Pays-Bas, et inscrite à la Chambre de commerce néerlandaise sous le numéro 89217179. Pour toute question ou demande, écrivez à sales@impaktwearparts.com.

Cette politique concerne les visiteurs, contacts professionnels, demandeurs, signataires de devis, utilisateurs de comptes clients, contacts fournisseurs et autres personnes avec lesquelles nous échangeons au sujet d’une demande ou d’un contrat. Les données purement professionnelles ne relèvent du RGPD que lorsqu’elles concernent également une personne identifiable.

2. Quelles données traitons-nous et d’où proviennent-elles ?

Nous recevons les données directement de vous ou de votre employeur via le site, le portail de devis, l’e-mail ou le téléphone. Pour une commande répétée, nous pouvons utiliser une demande, un devis, une commande ou un compte antérieur. Nos salariés, producteurs, fournisseurs et transporteurs peuvent compléter les informations techniques ou logistiques.

coordonnées de l’entreprise et du contact, notamment raison sociale, nom, fonction, e-mail professionnel et téléphone ;
données de facturation et de livraison, numéro de TVA, pays, préférence de transport et statut du paiement ;
données de machine, produit, dimensions et application, notes techniques, photos, plans et correspondance ;
historique des demandes, devis, commandes et comptes clients, dont produits, quantités et modifications ;
données d’acceptation numérique : nom, fonction, entreprise, e-mail professionnel, déclaration d’habilitation, confirmation du contrôle des dimensions, version des conditions, version enregistrée du devis, heure, adresse IP et user-agent ;
données de compte et de sécurité, notamment statut de vérification, session et journaux techniques. Les mots de passe ne sont pas conservés en clair ;
données de cookies et d’utilisation décrites dans la déclaration relative aux cookies et, si nécessaire, après votre consentement.

N’indiquez aucune donnée personnelle inutile dans les champs libres. Ne partagez des photos, plans ou documents que s’ils sont pertinents et supprimez si possible les noms ou autres données non nécessaires.

Données obligatoires et facultatives

Les champs marqués d’un astérisque et les informations nécessaires à l’identification, au devis, à l’acceptation, à la facturation ou à la livraison sont indispensables au traitement de votre demande ou contrat. Sans elles, nous pourrions ne pas pouvoir préparer un devis, accepter une commande ou livrer. Les informations techniques facultatives peuvent rester vides si elles ne sont pas disponibles.

3. Pourquoi traitons-nous ces données ?

Nous ne demandons pas de consentement RGPD lorsque les données sont nécessaires pour préparer un devis à votre demande ou exécuter un contrat. Nous vous en informons avant l’envoi. Le consentement n’est demandé séparément que pour une finalité facultative sans autre base valable, telle que l’analyse facultative.

FinalitéBase légale

Traiter une demande sans engagement, obtenir des informations et préparer un devisMesures précontractuelles à votre demande – article 6, paragraphe 1, point b du RGPD

Examiner le devis sur les plans technique et commercial et communiquer avec vousMesures précontractuelles et intérêt légitime à préparer un devis fiable – article 6, paragraphe 1, points b et f

Enregistrer l’acceptation numérique et prouver les versions acceptées du devis et des conditionsExécution du contrat et intérêt légitime à une preuve fiable de commande – article 6, paragraphe 1, points b et f

Exécuter production, livraison, facturation, paiement, service et commandes répétéesExécution du contrat – article 6, paragraphe 1, point b

Conserver les documents financiers et fiscauxObligation légale – article 6, paragraphe 1, point c

Créer et sécuriser un compte client et relier l’historiqueExécution de votre demande de compte et du contrat – article 6, paragraphe 1, point b

Sécuriser les systèmes, prévenir fraude et abus, analyser les erreurs et gérer les réclamationsIntérêt légitime relatif à la sécurité, l’exploitation et la protection juridique – article 6, paragraphe 1, point f

Collecter des statistiques d’utilisation facultativesVotre consentement – article 6, paragraphe 1, point a

Nous ne vendons pas les données de demande ou de commande et ne prenons aucune décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou similaires importants.

4. Combien de temps conservons-nous les données ?

À l’échéance, nous supprimons ou anonymisons les données, sauf si leur conservation reste nécessaire en vertu de la loi, d’un contrat en cours, d’un litige ou d’une autre obligation démontrable.

Demandes de devis, de produits sur mesure et de contact non converties : 24 mois maximum après le dernier échange substantiel.
Devis acceptés, acceptations numériques, commandes, factures, paiements et documents financiers : en principe 7 ans après l’événement de commande ou comptable concerné, ou plus longtemps si la loi ou un litige en cours l’exige.
Comptes clients : pendant leur activité puis 24 mois maximum ; les données de commande et de facture suivent leur propre durée légale.
Photos, plans et correspondance techniques : pendant la demande puis 24 mois maximum ; s’ils font partie du dossier de commande, ils suivent sa durée.
Journaux normaux de sécurité et d’erreurs : 90 jours maximum ; les données pertinentes peuvent être conservées plus longtemps pour analyser un incident, un abus ou une réclamation.
Demandes relatives à la vie privée et leur traitement : aussi longtemps que nécessaire à leur exécution et à la preuve de leur bonne gestion.

5. Avec qui partageons-nous les données ?

Au sein d’IMPAKT, l’accès est limité aux salariés qui en ont besoin. Nous pouvons également transmettre les données nécessaires aux fournisseurs d’hébergement et d’informatique, services d’e-mail, systèmes de comptes et de devis, logiciel comptable, producteurs, fournisseurs, transporteurs, prestataires douaniers ou d’exportation, conseillers professionnels et autorités lorsque la loi l’exige.

Les producteurs et fournisseurs reçoivent en principe les informations techniques nécessaires au prix, à la production et à la livraison. Un transporteur reçoit les coordonnées et données de livraison nécessaires. Si le client désigne un transporteur ou demande une livraison hors UE, les données peuvent aussi être communiquées à cette partie et aux autorités douanières concernées.

Nous concluons si nécessaire un contrat avec les sous-traitants agissant pour notre compte. Les responsables indépendants, tels que certains transporteurs, banques, conseillers ou autorités, traitent les données sous leur propre responsabilité. Nous ne vendons aucune donnée personnelle.

Transferts hors EEE

Lorsqu’un prestataire ou une livraison implique un traitement hors de l’Espace économique européen, nous utilisons un mécanisme valable et des garanties telles qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez demander des informations sur la garantie utilisée.

6. Comment sécurisons-nous les données ?

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Les accès sont limités par rôle, les connexions sécurisées, les comptes protégés par vérification et gestion de session, les actions critiques de devis et d’acceptation journalisées et des sauvegardes récupérables sont maintenues.

Aucun système n’est totalement sans risque. Signalez rapidement toute violation présumée ou utilisation abusive d’un compte à sales@impaktwearparts.com. N’envoyez aucun mot de passe ni copie de pièce d’identité sans demande ciblée par une voie appropriée.

7. Quels sont vos droits ?

Selon la situation, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement à un traitement facultatif. Écrivez à sales@impaktwearparts.com.

Nous répondons en principe sous un mois. Pour une demande complexe, le RGPD permet une prolongation maximale de deux mois supplémentaires ; nous vous en informons durant le premier mois. Nous pouvons demander des informations raisonnables pour vérifier l’identité et l’habilitation, mais pas systématiquement une copie intégrale d’une pièce d’identité.

L’effacement n’est pas toujours possible, notamment lorsque les données restent nécessaires à un contrat en cours, aux archives légales, à la prévention de la fraude ou à une réclamation. Nous motivons tout refus ou toute restriction.

Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez saisir l’autorité néerlandaise de protection des données ou une autre autorité européenne compétente.

Gérer vos données dans votre compte client

8. Cookies, communications et modifications

Les cookies strictement nécessaires et le stockage local prennent en charge la langue, la connexion sécurisée, la liste temporaire et les préférences. L’analyse facultative n’est chargée qu’après consentement, qui peut ensuite être retiré.

Les e-mails opérationnels relatifs à une demande, un devis, une acceptation, un compte, une livraison ou une demande de confidentialité font partie de la communication demandée. Nous sollicitons un consentement pour le marketing électronique séparé lorsque la loi l’exige et offrons toujours une désinscription.

Nous mettons cette politique à jour en cas de modification du site, du processus de devis, des prestataires ou des obligations légales. La date ci-dessus indique la dernière mise à jour.

Voir la déclaration relative aux cookies

1. Qui est responsable du traitement ?

2. Quelles données traitons-nous et d’où proviennent-elles ?

coordonnées de l’entreprise et du contact, notamment raison sociale, nom, fonction, e-mail professionnel et téléphone ;
données de facturation et de livraison, numéro de TVA, pays, préférence de transport et statut du paiement ;
données de machine, produit, dimensions et application, notes techniques, photos, plans et correspondance ;
historique des demandes, devis, commandes et comptes clients, dont produits, quantités et modifications ;
données d’acceptation numérique : nom, fonction, entreprise, e-mail professionnel, déclaration d’habilitation, confirmation du contrôle des dimensions, version des conditions, version enregistrée du devis, heure, adresse IP et user-agent ;
données de compte et de sécurité, notamment statut de vérification, session et journaux techniques. Les mots de passe ne sont pas conservés en clair ;
données de cookies et d’utilisation décrites dans la déclaration relative aux cookies et, si nécessaire, après votre consentement.

Données obligatoires et facultatives

3. Pourquoi traitons-nous ces données ?

FinalitéBase légale

Traiter une demande sans engagement, obtenir des informations et préparer un devisMesures précontractuelles à votre demande – article 6, paragraphe 1, point b du RGPD

Exécuter production, livraison, facturation, paiement, service et commandes répétéesExécution du contrat – article 6, paragraphe 1, point b

Conserver les documents financiers et fiscauxObligation légale – article 6, paragraphe 1, point c

Créer et sécuriser un compte client et relier l’historiqueExécution de votre demande de compte et du contrat – article 6, paragraphe 1, point b

Collecter des statistiques d’utilisation facultativesVotre consentement – article 6, paragraphe 1, point a

Nous ne vendons pas les données de demande ou de commande et ne prenons aucune décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou similaires importants.

4. Combien de temps conservons-nous les données ?

Demandes de devis, de produits sur mesure et de contact non converties : 24 mois maximum après le dernier échange substantiel.
Devis acceptés, acceptations numériques, commandes, factures, paiements et documents financiers : en principe 7 ans après l’événement de commande ou comptable concerné, ou plus longtemps si la loi ou un litige en cours l’exige.
Comptes clients : pendant leur activité puis 24 mois maximum ; les données de commande et de facture suivent leur propre durée légale.
Photos, plans et correspondance techniques : pendant la demande puis 24 mois maximum ; s’ils font partie du dossier de commande, ils suivent sa durée.
Journaux normaux de sécurité et d’erreurs : 90 jours maximum ; les données pertinentes peuvent être conservées plus longtemps pour analyser un incident, un abus ou une réclamation.
Demandes relatives à la vie privée et leur traitement : aussi longtemps que nécessaire à leur exécution et à la preuve de leur bonne gestion.

5. Avec qui partageons-nous les données ?

Transferts hors EEE

6. Comment sécurisons-nous les données ?

7. Quels sont vos droits ?

Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez saisir l’autorité néerlandaise de protection des données ou une autre autorité européenne compétente.

Gérer vos données dans votre compte client

8. Cookies, communications et modifications

Nous mettons cette politique à jour en cas de modification du site, du processus de devis, des prestataires ou des obligations légales. La date ci-dessus indique la dernière mise à jour.

Voir la déclaration relative aux cookies