Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

IMPAKT Recycling Solutions B.V., handelend onder de naam IMPAKT Wearparts, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en de zakelijke offerte- en orderflow. IMPAKT is gevestigd aan Vlasakker 46, 7761 RD Schoonebeek en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89217179. Voor privacyvragen of een verzoek over uw gegevens kunt u mailen naar sales@impaktwearparts.com.

Deze verklaring geldt voor bezoekers, zakelijke contactpersonen, aanvragers, offerteondertekenaars, klantaccountgebruikers, leverancierscontacten en andere personen met wie we in het kader van een aanvraag of overeenkomst communiceren. Zuivere bedrijfsgegevens vallen alleen onder de AVG wanneer ze ook iets zeggen over een identificeerbare persoon.

2. Welke gegevens verwerken we en waar komen ze vandaan?

We ontvangen gegevens rechtstreeks van u of uw werkgever, via de website, het offerteportaal, e-mail of telefoon. Bij herhaalopdrachten kunnen we gegevens gebruiken uit een eerdere aanvraag, offerte, order of klantaccount. Technische en logistieke gegevens kunnen worden aangevuld door onze medewerkers, producenten, leveranciers en vervoerders.

• bedrijfs- en contactgegevens, waaronder bedrijfsnaam, naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• factuur- en aflevergegevens, btw-nummer, land, transportvoorkeur en betalingsstatus;
• machine-, product-, maat- en toepassingsgegevens, technische opmerkingen, foto’s, tekeningen en correspondentie;
• aanvraag-, offerte-, order- en klantaccounthistorie, waaronder gekozen producten, aantallen en wijzigingen;
• gegevens van digitaal akkoord: naam, functie, bedrijf, zakelijk e-mailadres, bevoegdheidsverklaring, bevestiging van maatcontrole, voorwaardenversie, vastgelegde offerteversie, tijdstip, IP-adres en user-agent;
• account- en beveiligingsgegevens, waaronder verificatiestatus, sessiegegevens en technische loggegevens. Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen;
• cookie- en gebruiksgegevens voor zover beschreven in de cookieverklaring en, waar vereist, nadat u toestemming hebt gegeven.

Vermeld in vrije tekstvelden geen persoonsgegevens die niet nodig zijn. Deel foto’s, tekeningen of documenten alleen wanneer deze relevant zijn voor de aanvraag en verwijder waar mogelijk namen of andere niet-noodzakelijke persoonsgegevens.

Verplichte en optionele gegevens

Velden met een sterretje en gegevens die nodig zijn voor identificatie, offerte, akkoord, facturatie of levering zijn noodzakelijk om uw verzoek of overeenkomst uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen we mogelijk geen offerte opstellen, opdracht accepteren of levering uitvoeren. Optionele technische informatie helpt bij de behandeling, maar mag leeg blijven als deze niet beschikbaar is.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

Voor gegevens die nodig zijn om op uw verzoek een offerte op te stellen of een overeenkomst uit te voeren, vragen we geen AVG-toestemming. U wordt hierover geïnformeerd voordat u de aanvraag verstuurt. Toestemming vragen we alleen afzonderlijk voor een optioneel doel waarvoor geen andere grondslag geldt, zoals optionele analytics.

We gebruiken aanvraag- en ordergegevens niet voor verkoop aan derden en nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen hebben.

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

Na afloop verwijderen of anonimiseren we gegevens, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is op grond van wetgeving, een lopende overeenkomst, een geschil of een andere aantoonbare verplichting.

• Niet-geconverteerde offerte-, maatwerk- en contactaanvragen: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Geaccepteerde offertes, digitaal akkoord, orders, facturen, betalingen en financiële administratie: in beginsel 7 jaar vanaf het relevante order- of administratiemoment, of langer wanneer een wettelijke plicht of lopend geschil dat vereist.
• Klantaccounts: zolang het account actief is en maximaal 24 maanden daarna; order- en factuurgegevens blijven volgens hun eigen wettelijke termijn bewaard.
• Technische foto’s, tekeningen en correspondentie: zolang nodig voor de aanvraag en daarna maximaal 24 maanden; wanneer zij onderdeel zijn van een orderdossier volgen zij de bewaartermijn van dat dossier.
• Normale beveiligings- en foutlogs: maximaal 90 dagen. Relevante gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat nodig is voor onderzoek van een incident, misbruik of juridische aanspraak.
• Privacyverzoeken en de afhandeling daarvan: zolang nodig om het verzoek uit te voeren en de correcte afhandeling te kunnen aantonen.

5. Met wie delen we gegevens?

Binnen IMPAKT krijgen alleen medewerkers toegang die de gegevens nodig hebben. Daarnaast kunnen we noodzakelijke gegevens delen met hosting- en IT-dienstverleners, e-mailproviders, account- en offertesystemen, boekhoudsoftware, producenten, leveranciers, transporteurs, douane- of exportdienstverleners, zakelijke adviseurs en overheidsinstanties wanneer dat wettelijk verplicht is.

Producenten en leveranciers ontvangen in beginsel de technische informatie die nodig is voor prijs, productie en levering. Een vervoerder ontvangt de noodzakelijke contact- en aflevergegevens. Wanneer de klant zelf een vervoerder aanwijst of om levering buiten de EU vraagt, kunnen gegevens ook aan die partij en aan betrokken douaneautoriteiten worden verstrekt.

Dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, binden we waar nodig aan een verwerkersovereenkomst. Zelfstandige verantwoordelijken, zoals bepaalde vervoerders, banken, adviseurs of overheidsinstanties, verwerken gegevens onder hun eigen wettelijke verantwoordelijkheid. We verkopen geen persoonsgegevens.

Doorgifte buiten de EER

Als een dienstverlener of levering verwerking buiten de Europese Economische Ruimte meebrengt, gebruiken we een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. U kunt informatie over de gebruikte waarborg bij ons opvragen.

6. Hoe beveiligen we gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. We beperken toegang op basis van rollen, beveiligen verbindingen, gebruiken verificatie en sessiebeveiliging voor klantaccounts, leggen kritieke offerte- en akkoordhandelingen vast en maken herstelbare back-ups.

Geen systeem is volledig zonder risico. Meld een vermoedelijk datalek of misbruik van een account zo snel mogelijk via sales@impaktwearparts.com. Stuur geen wachtwoorden of kopieën van identiteitsdocumenten mee voordat we daar gericht en via een passende route om vragen.

7. Welke rechten hebt u?

U kunt, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid en bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. U kunt toestemming voor optionele verwerkingen altijd intrekken. Stuur uw verzoek naar sales@impaktwearparts.com.

We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek mogen we deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden verlengen; u krijgt daarvan binnen de eerste maand bericht. We kunnen redelijke aanvullende informatie vragen om uw identiteit en bevoegdheid te controleren, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsdocument.

Verwijdering is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld wanneer gegevens nodig blijven voor een lopende overeenkomst, wettelijke administratieplicht, fraudepreventie of juridische aanspraak. We leggen een weigering of beperking gemotiveerd uit.

Bent u niet tevreden over onze afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een bevoegde Europese toezichthouder.

8. Cookies, communicatie en wijzigingen

Strikt noodzakelijke cookies en lokale browseropslag ondersteunen onder meer taalkeuze, beveiligde klantlogin, de tijdelijke aanvraaglijst en uw cookievoorkeur. Optionele analytics worden alleen na toestemming geladen. U kunt die keuze later intrekken.

Operationele e-mails over een aanvraag, offerte, akkoord, account, levering of privacyverzoek zijn onderdeel van de door u gevraagde communicatie. Voor afzonderlijke elektronische marketing vragen we toestemming wanneer de wet dat vereist en bieden we altijd een afmeldmogelijkheid.

We passen deze verklaring aan wanneer onze website, offerteflow, dienstverleners of wettelijke verplichtingen wijzigen. De datum bovenaan laat zien wanneer deze versie voor het laatst is bijgewerkt.